Já ouviu falar na Matriz de Eisenhower? Talvez ela seja uma boa solução para você.
Você sempre tem muito o que fazer. Além de todos os seus projetos atuais, parece que você tem também 50 outras coisinhas que precisam de sua atenção.
Tem uma tonelada de emails não respondidos, um colega de outro grupo de projeto que precisa desesperadamente de sua ajuda em alguma coisa e eles estão bem atrasados! Sem falar que uma pilha de roupa suja está esperando por você em casa.
Com todas essas prioridades zunindo ao redor do seu cérebro ao mesmo tempo, é difícil dar conta de qualquer uma delas. A ansiedade de não saber por onde começar está te deixando em um estado de dúvida paralisante. Você se sente travado e pressionado.
Mas não temos apenas más notícias. Soluções para priorizar tarefas e tomar decisões não são nenhuma novidade. Na verdade, uma das grandes ferramentas práticas para se tomar decisões surgiu há meio século atrás, de autoria do tradicional mestre da produtividade e um cara bastante ocupado: Dwight Eisenhower, o 34º Presidente Americano.
A matriz de Eisenhower
A Matiz de Eisenhower é um jeito fácil de definir como priorizar suas tarefas de modo que as mais importantes não sejam deixadas de lado pelas que aparecem de repente ou que são urgentes.
A ideia é que todas as suas tarefas podem ser distribuídas em 4 quadrantes, com dois eixos: um de Importância e outro de Urgência. Esses 4 quadrantes recebem um valor de 1 a 4 baseado em sua prioridade.
“O que é importante raramente é urgente e o que é urgente raramente é importante.” – Dwight Eisenhower, 34º Presidente Americano
Ao usar a Matriz de Eisenhower, tarefas que são ao mesmo tempo “Importantes” e “Urgentes” recebem um nível de prioridade 1, e devem ser o seu foco. Do outro lado da escala, tarefas que são consideradas tanto “Não Importantes” quanto “Não Urgentes” devem ser deixadas de lado. No meio estão as tarefas que podem ser agendadas mais para adiante ou mesmo delegadas para outras pessoas.
Por que é tão difícil tomar decisões?
Pesquisas mostram que a tomada de decisão está intrinsecamente ligada a emoção. A parte de seu cérebro ligada à racionalidade e a tomada de decisão, o córtex orbito-frontal, e a parte de seu cérebro associada com emoção, a amígdala, na maior parte do tempo estão trabalhando juntas quando você está processando pensamentos complexos.
Isso significa que a tomada de decisão está, na verdade, ligada ao seu estado de humor. De fato, a ansiedade e a depressão são normalmente definidas como sentimentos de imobilidade, de estar travado, e a uma incapacidade de tomar decisões.
É por isso que usar uma ferramenta gráfica como a Matriz de Eisenhower ajuda a fazer a triagem de suas tarefas ou das decisões que tem que tomar, é um jeito fácil de reduzir sua carga emocional.
Fonte: https://blog.trello.com/br/matriz-de-eisenhower
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Entendendo as diferenças: 03 conceitos básicos na gestão de tempo
A gestão de tempo se apoia nos conceitos de urgência, importância e prioridade. No dia-a-dia esses conceitos podem se confundir sem maiores problemas, mas na gestão de tempo eles são bem diferentes:
Importância
Importância é o quanto a tarefa agrega, seja às outras tarefas, à empresa, a você. Ou seja, a quantidade de benefícios que aquilo trará. Se 4 outras tarefas dependem de uma tarefa X, a tarefa X tem grande importância para o trabalho. Uma tarefa pode ser extremamente importante, mas sem data definida, não precisa ser feita nos próximos dias, não tem urgência. A importância de uma tarefa nunca variará: se ela é importante, sempre será importante, se não é, nunca será. O que pode variar é sua urgência.
Urgência
Urgência é um conceito exclusivamente relacionado ao tempo. “O tempo urge”! Se uma tarefa tem uma data limite próxima, isso aumenta sua urgência. Caso sequer tenha data, sua urgência é baixa. As coisas “para ontem” são urgentes, e isso não quer dizer que sejam importantes, apenas que devem ser feitas logo, ou perdem seu sentido / prazo. Algo que não tem urgência, caso seja deixado de lado ou fuja do controle, virará urgente conforme sua data limite aproximar-se. Isso não a tornará mais importante, apenas mais urgente, e afetará sua prioridade.
Prioridade
Prioridade de uma tarefa é definida pela relação entre sua importância e sua urgência. Devemos executar primeiro as tarefas de maior prioridade, mas não necessariamente são as tarefas que devem receber mais atenção (mais tempo), apenas as que merecem atenção imediata.
Como definir prioridades: O que devo fazer primeiro
Observe a tabela abaixo, uma matriz “urgência x importância”:
| Urgente | Não Urgente | |
|---|---|---|
| Importante | Prioridade 4 | Prioridade 2 |
| Não Importante | Prioridade 3 | Prioridade 1 |
A ordem de execução das tarefas, de acordo com a prioridade, fica assim:
- Prioridade 4: Tarefas que são urgentes e são importantes (acrescentam valor e tem aplicação imediata).
- Prioridade 3: Tarefas que são urgentes e não são importantes (não acrescentam valor, mas tem aplicação imediata).
- Prioridade 2: Tarefas que não são urgentes e são Importantes (acrescentam valor, mas não tem aplicação imediata). Se forem negligenciadas, com o passar do tempo, podem virar prioridade 4.
- Prioridade 1: Tarefas que não são urgentes e não são importantes (nem acrescentam valor, nem tem aplicação imediata). Se forem negligenciadas, com o passar do tempo, podem virar prioridade 3.
No entanto, observemos a mesma matriz, agora com a distribuição do tempo delegado a cada área:
| Urgente | Não Urgente | |
|---|---|---|
| Importante | Prioridade 4: 20% | Prioridade 2: 60% |
| Não Importante | Prioridade 3: 15% | Prioridade 1: 5% |
Prioridade 4
Tarefas que são urgentes e são importantes deveriam consumir 20% de seu tempo.
Demanda: Faça! Aqui é uma crise, não há o que esperar, faça, faça bem feito, faça você mesmo e faça logo! No entanto programe-se melhor, pois uma tarefa importante deve ser planejada e feita com a atenção necessária.
Prioridade 3
Tarefas que são urgentes e não são importantes deveriam consumir 15% de seu tempo.
Ilusão: Delegue! Essas podem facilmente serem confundidas com importantes, mas são apenas urgentes. É preciso diagnosticar tarefas assim, pois elas podem abrir mão da sua atenção pessoal, apenas precisam ser feitas logo. Verifique se de fato precisa ser feita, caso sim, se pode ser passada para alguém da equipe com mais tempo.
Prioridade 2
Tarefas que não são urgentes e são Importantes deveriam consumir 60% de seu tempo.
Realização: Planeje! Fazer as coisas com calma é o sonho de todo mundo, mas isso requer planejamento. Guarde tempo para fazer o importante, planeje com calma e execute com precisão.
Prioridade 1
Tarefas que não são urgentes e não são importantes deveriam consumir 05% de seu tempo.
Distração: Elimine! Se não é urgente e nem importante, pode até ser que nem seja uma tarefa de verdade. Será que precisa mesmo ser feito? Na dúvida, se for fazer, resolva rápido…
Fonte: https://www.imagetica.com.br/blogging/gestao-de-tempo-o-que-devo-fazer-primeiro/
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Como priorizar suas tarefas
Agora que você já sabe o significado e a importância de priorizar, vamos explicar de que forma você vai conseguir dar prioridade e definir quais tarefas são realmente importantes e urgentes, tanto no trabalho quanto no dia a dia.
1º – Faça uma lista de tarefas/ to do list
Fazer uma lista de tarefas é bem mais fácil do que fazer uma lista de prioridades.
Faça um brainstorming, pense em todas as coisas que você quer fazer e coloque tudo no papel. Quando eu falo colocar tudo na lista de tarefas eu quero dizer tudo mesmo. Tanto as coisas pequenas como, por exemplo, tomar um remédio ou beber água, quanto as grandes como, fazer compras de mercado para a semana ou terminar de planejar sua viagem. E não conte com a sua memória para lembrar o que você deixou de fora da lista, coloque essas coisas nela também.
Usar um planner ou uma agenda pode ajudar bastante a se organizar e a não perder suas listas.
Não se preocupe com o que é mais urgente ou mais importante nesse momento, isso você vai fazer depois.
2º – Decida o que é importante e o que é urgente
Entender a diferença entre importância e urgência deixa muito mais simples e fácil fazer essa classificação.
Uma atividade é urgente quando tem um prazo de conclusão curto, ou quando esse prazo está perto de expirar ou está atrasado. Urgência tem a ver com prazo.
Já importância não tem a ver com prazo, e sim com a consequência e o impacto de algo na sua vida. Quanto mais algo impactar e tiver o poder de mudar a sua vida ou sua carreira, mais essa atividade será importante.
Ou seja, urgência é influenciada por fatores externos (tempo) e importância por fatores internos (sua consciência).
3º – O que tem mais valor?
Próximo passo é definir quais tarefas tem mais valor para você. Ou seja, quais são mais importantes para sua família, para sua carreira e para o seu trabalho. Quais terão mais impacto e consequências positivas na sua vida.
Para fazer isso você vai precisar ranquear o que é mais impactante na sua vida e o que vai precisar da participação de mais pessoas envolvidas para ser concluído, pois quanto mais pessoas envolvidas mais difícil é de fazer, pois não depende somente de você.
4º – Defina o que requer mais esforço para ser feito
Se todas as suas tarefas parecem ser urgentes, tente ranquear elas por dificuldade.\Por exemplo, você precisa escrever um texto e terminar seu relatório até o final do dia. Se escrever o texto for mais fácil pra você do que fazer o relatório, faça o texto primeiro.
Priorize sempre o que vai ser mais difícil de ser concluído e o que vai levar mais tempo para ser feito.
Há quem diga o contrário, que é melhor priorizar as tarefas mais fáceis, mas não menos importantes. Eu sugiro que você teste as duas formas e veja qual funciona melhor pra você, ou seja, com qual delas você consegue ser mais produtivo.
5º – Seja flexível e se adapte a mudanças
Circunstâncias mudam o tempo todo, portanto esteja sempre pronto para se adaptar. Existe sempre a possibilidade das suas prioridades mudarem ao longo do dia. Por exemplo, pode ser que o prazo de entrega de alguma tarefa seja adiantado, trazendo mais urgência ou algo que você não esperava apareça para ser feito. Ser flexível e saber se adaptar a mudanças, vai deixar sua vida muito menos estressante.
6º – Monte sua matriz de prioridades usando o método Eisenhower
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Agora que você já sabe como distinguir quais tarefas e projetos são mais importantes e urgentes, vamos priorizá-los e colocá-los em ordem.
A melhor forma de fazer isso é usando o método Eisenhower, também conhecido como Matriz de Eisenhower ou Matriz de Prioridades.
A matriz de Eisenhower é uma matriz simples, dividida em 4 quadrantes que vão separar as suas tarefas nas seguintes possibilidades:
1. Urgente e importante (tarefas que devem ser feitas imediatamente)
Exemplo: terminar os posts do dia, enviar o convite da reunião de amanhã.
2. Importante e não urgente (tarefas que você vai marcar para fazer depois)
Exemplo: Ir pra academia, ligar para sua mãe, pegar feedback com seu chefe.
3. Urgente mas não importante (tarefas que você vai delegar para outras pessoas)
Exemplo: TUDO que outras pessoas podem fazer no seu lugar, como pautas da reunião semanal, agendamento de vôo e hotel para a viagem do trabalho.
4. Nem urgente nem importante (tarefas que você vai riscar da sua lista)
Exemplo: Fazer a limpa na caixa de e-mails antigos, checar as redes sociais, colocar o papo em dia com o colega de trabalho.
Porém lembre-se, tudo isso varia muito de acordo com cada um. Não é porque uma coisa não tem mais prioridade pra mim que não vai ter pra você, ok? Priorizar não é regra, é pessoal!
E a melhor coisa sobre a Matriz é que ela serve tanto para planos e projetos de longo prazo – como “aprender a falar uma nova língua” – quanto para planos menores e de curto prazo – como por exemplo “terminar os relatórios semanais”.
Pronto! Agora que você já entendeu o que é prioridade, a diferença entre importância e urgência e já sabe da importância de priorizar suas tarefas, é só seguir os passos de como priorizar suas tarefas, encaixar tudo na Matriz de Eisenhower, colocar a mão na massa e ser feliz! Agora a desculpa de que não sabe nem por onde começar não vai mais colar né?
Você quer começar a usar a Matriz Prioridades agora? Preparamos um arquivo em alta resolução para você!
Fonte: https://gherma.com.br/como-fazer-sua-lista-de-prioridades/